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Aide financière aux festivals et aux événements touristiques Été-Automne 2016

Dans le contexte de la révision du programme actuellement en cours, le ministère du Tourisme (MTO) a décidé de maintenir les paramètres du programme pour les événements été-automne 2016. Les critères du programme demeurent donc inchangés, dans l’attente des nouveaux paramètres qui seront connus ultérieurement. Il est à noter qu’aucun nouveau festival et événement ne sera soutenu.

Pour tous les événements débutant entre le 1er mai et le 31 octobre 2016 inclusivement, la période de dépôt d'une demande d'aide financière est du 16 décembre 2015 au 31 janvier 2016. Les demandes déposées après le 31 janvier 2016 seront rejetées.

Il importe de souligner que le respect des critères d'admissibilité ne garantit pas le soutien financier du MTO. Une analyse de la performance touristique de chaque festival ou événement touristique est effectuée afin de déterminer le niveau de l'aide octroyée.

 

Enfin, prendre note également que la charte budgétaire à transmettre lors du dépôt d’une demande d’aide financière a été modifiée afin d’apporter certaines précisions. Des ajustements ont aussi été apportés à la méthodologie pour la réalisation des études de provenance et d’achalandage. Il est donc important de prendre connaissance de ces nouveaux documents et de les utiliser.

IMPORTANT :

Veuillez remplir chacune des sections du questionnaire Web de demande d'aide financière. Seules les informations présentées dans ce questionnaire Web seront traitées aux fins d'analyse.

L'aide financière accordée par le MTO est destinée aux festivals et aux événements qui démontrent une performance touristique significative. Dans ce contexte, l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques doit constituer un levier pour les événements majeurs à caractère international, national et panquébécois, mais également pour les festivals susceptibles de retenir la clientèle québécoise et qui ont le potentiel requis pour contribuer à la relève événementielle en tourisme.

OBJECTIF DU PROGRAMME


Le programme a comme objectif principal l'accroissement des recettes touristiques du Québec, et ce, dans le respect des différentes orientations ministérielles notamment en matière de développement durable.

À cette fin, il vise à :

  • soutenir des festivals et des événements touristiques qui positionnent la destination québécoise sur la scène nationale et internationale;
  • renforcer l'attrait d'une région touristique en lui associant un festival ou un événement touristique susceptible de prolonger le séjour des visiteurs;
  • encourager la relève et l'innovation pour assurer la pérennité de l'industrie événementielle et maintenir la position et les avantages concurrentiels du Québec dans le domaine;
  • appuyer des événements non récurrents qui présentent une opportunité d'accroître la notoriété et la visibilité du Québec en raison de leur statut international;
  • accentuer la visibilité hors Québec de la destination québécoise par l'entremise d'événements touristiques d'envergure à fort rayonnement international, dont les événements sportifs touristiques.

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FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS TOURISTIQUES ADMISSIBLES


Le festival ou l'événement touristique réfère à une manifestation publique dont la programmation d'activités festives, d'une durée de 3 à 35 jours, est organisée en fonction d'une thématique qui permet de générer un achalandage important (nombre de jours de participation), d'attirer un nombre significatif de visiteurs (excursionnistes et touristes) et d'animer la destination. L'ensemble des activités de gestion doit être dédié à la réalisation de cette programmation  qui est au cœur de la mission de base de l’organisme.

A. Clientèles admissibles

Les organismes suivants sont admissibles au programme:

  • les organismes à but lucratif (OBL) légalement constitués;
  • les organismes à but non lucratif (OBNL) légalement constitués;
  • les coopératives légalement constituées;
  • les corporations municipales;
  • les communautés ou les nations autochtones reconnues par l’Assemblée Nationale;
  • tout regroupement des clientèles susmentionnées.

Sont exclus : les sociétés d’État, les ministères et organismes des gouvernements du Québec ou du Canada.

B. Critères généraux d'admissibilité

Le festival ou l'événement touristique doit :

  • répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
  • être produit et tenu au Québec;
  • présenter une demande avant les dates limites de dépôt (voir Modalités de gestion du programme);
  • assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
  • démontrer que l'aide financière du MTO est nécessaire pour la réalisation de l'événement.

Ne sont pas admissibles à l'aide financière : un salon, une foire, une bourse touristique, une exposition, un congrès et un spectacle.

C. Exigences administratives

  • remplir tous les champs du questionnaire Web (si la question ne s'applique pas à votre organisation, indiquez 0) et éviter d'inscrire des symboles ($, %, etc.);
  • joindre tous les documents exigés, signés et identifiés clairement;
  • s’assurer que le total des revenus et le total des dépenses de la charte budgétaire concordent avec le rapport financier;
  • inscrire des données prévisionnelles pour l’ensemble du questionnaire pour les événements du volet 4;
  • présenter une demande en français.
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CHAMPS D'APPLICATION


Le programme comporte cinq volets :

  • Volet 1 : Soutien aux festivals et événements touristiques – budget réel d'exploitation de 300 000 $ et plus;
  • Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques – budget réel d'exploitation entre 100 000 $ et 299 999 $;
  • Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets innovants qui contribuent à augmenter la performance touristique du produit événementiel pour la destination;
  • Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec;
  • Volet 5 : Soutien aux événements touristiques d'envergure à fort rayonnement international.

Nature de l'aide financière

L'aide financière consentie dans le cadre de ce programme est versée sous forme de subvention non remboursable.

Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total de l'événement ou du projet innovant (volet 3) excluant les amortissements, les intérêts sur emprunts et la perte en capital.

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ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE TOURISTIQUE


Sur la base des informations présentées dans le questionnaire Web, le MTO procède à une évaluation annuelle de la performance touristique de l'événement en s'appuyant sur différents indicateurs regroupés sous quatre catégories, et ce, en respect des exigences spécifiques de chaque volet :

  • Achalandage :
    • l'achalandage total;
    • la proportion de visiteurs (excursionnistes et touristes);
    • la provenance des visiteurs (excursionnistes et touristes).
  • Visibilité et rayonnement :
    • les investissements en matière de promotion, marketing et communications (intra-Québec et hors Québec);
    • le nombre et la provenance des médias;
    • la couverture médiatique internationale;
    • l'exploitation d'un site Internet;
    • l'utilisation de médias sociaux comme véhicule promotionnel.
  • Programmation :
    • la durée de l'événement;
    • le nombre de jours consécutifs de programmation;
    • le nombre d'éditions réalisées;
    • la saisonnalité;
    • les actions visant la qualité du service à la clientèle;
    • la participation à des activités de développement des compétences.
  • Développement touristique :
    • le soutien des partenaires de l'industrie touristique;
    • les ententes de partenariat destinées aux visiteurs (forfait, hébergement, transport, restauration, attraction);
    • la localisation géographique;
    • les actions réalisées en matière de développement durable (voir Fiches d'aide, Guide pratique et Norme en gestion responsable d’événement);
    • l'accessibilité des lieux pour les personnes à capacité physique restreinte (voir les critères d'accessibilité sur le site de Kéroul).
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Volet 1 : Soutien aux festivals et aux événements touristiques – budget réel d'exploitation de 300 000 $ et plus

Ce volet permet de soutenir les festivals et les événements touristiques à caractère international, national ou à portée panquébécoise qui sont de nature à attirer des clientèles hors Québec et à retenir la clientèle québécoise.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement touristique doit :
  • avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés dans le rapport de mission d'examen ou aux états financiers vérifiés excluant les infrastructures) de 300 000 $ et plus;
  • être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
  • avoir réalisé un minimum de deux éditions consécutives, dans un même endroit, préalablement à la demande d'aide financière;
  • avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
  • avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément (édition précédente et édition à venir);
  • réaliser des activités de promotion hors Québec;
  • entretenir des relations d’affaires avec des entreprises touristiques locales et régionales;
  • déposer une étude de provenance et d'achalandage, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2013-2014 et 2015-2016. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
  • d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :

A. Un minimum de 15 000 jours de participation et un minimum de 20 % des jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

ou

B. Un minimum de 5 000 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

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Volet 2 : Soutien aux festivals et aux événements touristiques – budget réel d'exploitation entre 100 000 $ et 299 999 $

Ce volet permet de soutenir les festivals et les événements touristiques qui possèdent un pouvoir attractif suffisant pour renforcer l'attrait touristique d'une région et qui sont susceptibles d'attirer des clientèles québécoises et hors Québec et de prolonger leur séjour.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement touristique doit :

  • avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés aux états financiers excluant les infrastructures) entre 100 000 $ et 299 999 $;
  • être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
  • avoir réalisé un minimum de deux éditions consécutives, dans un même endroit, préalablement à la demande d'aide financière;
  • avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
  • avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément (édition précédente et édition à venir);
  • démontrer une envergure suffisante pour répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
  • réaliser des activités de promotion hors région;
  • entretenir des relations d’affaires avec des entreprises touristiques locales et régionales;
  • déposer une étude de provenance des clientèles, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2013-2014 et 2015-2016. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
  • démontrer un achalandage total (jours de participation) significatif pour s'inscrire dans les objectifs du programme et préciser la méthode utilisée pour l'estimer;
  • d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :

A. Un minimum de 20 % des jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

ou

B. Un minimum de 3 000 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes). Attention : Cette donnée doit s'appuyer sur une étude de provenance et d'achalandage réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO.

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Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets innovants qui contribuent à augmenter la performance touristique du produit événementiel pour la destination

Ce volet permet de soutenir les promoteurs qui s'engagent à accroître de façon considérable la performance touristique des festivals et des événements par le biais d'un projet innovant et distinctif. Celui-ci doit assurer le développement du produit événementiel québécois et générer des recettes touristiques additionnelles.

Définition d'innovation

L'innovation est un processus par lequel des produits/services/procédés/processus de commercialisation/organisations intègrent des éléments nouveaux ou significativement améliorés. Celle-ci doit permettre de favoriser la progression de la productivité de l'organisation, d'acquérir un avantage compétitif et de concrétiser des contributions économiques nouvelles sous la forme de recettes touristiques additionnelles. Différents types d'innovation peuvent être considérés dans le cadre de ce programme comme :

  • l'innovation de produit : le produit/service doit être nouveau ou significativement amélioré pour être considéré comme innovant (du « jamais vu » au Québec) et doit s’ajouter à la programmation régulière;
  • l'innovation organisationnelle : une nouvelle méthode dans les pratiques, l'organisation du lieu de travail ou les relations extérieures de l'organisation.

Critères spécifiques d'admissibilité

  • avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
  • avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément (édition précédente et édition à venir);
  • présenter une innovation nécessitant des investissements additionnels;
  • le projet d'innovation doit être récurrent, permettre l'accroissement de la performance touristique du produit événementiel pour la destination, générer des recettes touristiques additionnelles et démontrer un caractère innovant et distinctif (du « jamais vu » au Québec);
  • déposer un plan d'affaires sur trois ans présentant un montage financier, des objectifs de développement, des indicateurs de performance précis permettant d’évaluer l’impact touristique du projet;
  • être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes.

Ne sont pas admissibles à l'aide financière (volet 3) : les projets d'immobilisations, de renouvellement de la programmation et de prolongation de l'événement.

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Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec

Ce volet permet de soutenir des événements ponctuels d'envergure internationale qui présentent une occasion de générer des recettes touristiques et d'accroître la notoriété et le rayonnement du Québec sur la scène internationale.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement d'envergure internationale doit :

  • informer par écrit le MTO un an avant le dépôt de sa candidature (voir Comment effectuer une demande) et transmettre un document de présentation de l’événement (plan d’affaires, dossier de candidature, etc.);
  • avoir un budget de fonctionnement de 500 000 $ et plus excluant les infrastructures;
  • être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
  • démontrer que l’événement est parrainé par une organisation, une institution ou une fédération internationale;
  • avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément;
  • démontrer un caractère international;
  • démontrer un potentiel d'attraction pour les clientèles touristiques (prévisions d'achalandage vs achalandage de la dernière édition);
  • impliquer techniquement ou financièrement d'autres ministères ou organismes gouvernementaux;
  • réaliser une étude de provenance et d'achalandage lors de l'événement;
  • réaliser des activités de promotion hors Canada.
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Volet 5 : Soutien aux événements touristiques d'envergure à fort rayonnement international

Ce volet permet de soutenir les festivals et les événements d'envergure qui ont un rayonnement international important permettant d'accentuer la visibilité hors Québec de la destination québécoise.

Critères spécifiques d'admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement touristique d'envergure à fort rayonnement international doit :

  • avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition excluant les infrastructures tels que présentés aux états financiers vérifiés ou dans le budget prévisionnel excluant les infrastructures, dans le cas d'un nouvel événement) de 2 000 000 $ et plus;
  • être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
  • avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
  • avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément;
  • réaliser des activités de mise en marché et de promotion hors Québec :
    • y consentir une part significative du budget de promotion & marketing;
    • s'engager à établir un partenariat permettant d'intégrer l'image de marque touristique du Québec dans les activités de mise en marché et de promotion hors Québec;
  • ne pas être soutenu par l'entremise du volet 1 ou 4 du programme;
  • déposer une étude de provenance et d'achalandage, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2013-2014 et 2015-2016. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans ou s'engager à réaliser une étude de provenance et d'achalandage lors de l'événement;
  • d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :

A. Un minimum de 100 000 jours de participation et un minimum de 20 % des jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

ou

B. Un minimum de 20 000 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

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MODALITÉS DE GESTION DU PROGRAMME


A. Période de dépôt des demandes

La période pour le dépôt des demandes pour tous les volets (1, 2, 3, 4 et 5) est du 16 décembre 2015 au 31 janvier 2016 inclusivement pour les événements débutant entre le 1er mai et le 31 octobre 2016.

B. Documents obligatoires

Pour les volets 1, 2 et 5 :

Pour être considérée, la demande d'aide financière en ligne devra inclure TOUS les éléments suivants :

  • le dernier rapport financier concernant l'événement exclusivement et excluant les infrastructures. Si l’organisme est responsable de d’autres activités, les produits et les charges de l’événement doivent être présentés dans une annexe au rapport financier. Il doit couvrir l'exercice complet de l'organisme (12 mois) et être approuvé par les administrateurs;
  • la charte budgétaire et l'engagement (2 onglets) dûment remplis;
  • une copie des études en matière de provenance des clientèles et d'achalandage touristique réalisées par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2013-2014 et 2015-2016.

Pour le volet 3 :

Pour être considérée, la demande d'aide financière en ligne devra inclure TOUS les éléments suivants :

  • un plan d'affaires sur trois ans présentant notamment les renseignements suivants :
    • l'objectif principal du projet et une présentation détaillée de celui-ci permettant de démontrer son caractère innovant et distinctif (« jamais vu » au Québec);
    • la récurrence du projet;
    • les indicateurs de résultats (en matière d'achalandage, de promotion, de programmation, de développement touristique et d’investissements) et pour chacun d'eux les résultats attendus à court, moyen et long terme qui auront pour effet d'augmenter l'achalandage touristique de l'événement et générer des recettes touristiques additionnelles;
    • le public cible que vous souhaitez attirer avec le projet et la stratégie de mise en marché qui sera utilisée pour le rejoindre;
    • un budget détaillé du projet innovant et distinctif (revenus et dépenses anticipés excluant les infrastructures) qui décrit la contribution de chacun des partenaires, s'il y a lieu, et qui démontre que l'aide financière du MTO est nécessaire pour sa réalisation;
    • les options de visibilité offertes au MTO spécifiquement dans le cadre du projet;
  • l’engagement ci-joint (si vous déposez une demande uniquement au volet 3).

Pour le volet 4 :

Pour être considérée, la demande d'aide financière en ligne devra inclure TOUS les éléments suivants :

  • le document de présentation de l’événement (plan d’affaires, dossier de candidature, etc.);
  • le rapport financier prévisionnel concernant l'événement exclusivement, excluant les infrastructures et couvrant l'exercice complet de l'organisme (12 mois). Ce rapport doit être signé par les administrateurs;
  • la charte budgétaire et l'engagement ci-joints (2 onglets) dûment remplis. La charte budgétaire doit être signée par deux administrateurs;
  • la démonstration que l’événement est parrainé par une organisation, une institution ou une fédération internationale.

C. Visibilité du ministère du Tourisme

Les festivals et les événements constituent des occasions importantes de positionner la destination québécoise et de mettre en évidence certaines thématiques ou certains messages promotionnels du MTO.

Des obligations contractuelles lieront les promoteurs des événements soutenus afin qu'ils accordent au gouvernement du Québec une visibilité conforme à son Programme d'identification visuelle (PIV). La visibilité exigée par le MTO sera déterminée en fonction de la subvention versée. Par le dépôt d'une demande d'aide, le promoteur s'engage à respecter les exigences minimales du MTO en matière de visibilité ou à proposer des adaptations en cette matière (voir Annexe 1).

Les événements du volet 5 devront offrir des occasions de positionner l'image de marque touristique du Québec dans leurs actions de promotion et de mise en marché hors Québec.

D. Durée de l'engagement financier

Pour les volets 1, 2, 3 et 5, l'aide financière sera consentie pour l’édition 2016 du festival ou de l'événement.

E. Convention d'aide financière

L'aide financière consentie fera obligatoirement l'objet d'une convention d'aide à intervenir entre le MTO et le promoteur du festival ou de l'événement.

F. Niveau d'aide financière

Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation de la performance touristique (voir Évaluation de la performance touristique) et des coûts réels d'exploitation ou des prévisions budgétaires de l'événement.

L'aide accordée peut varier entre 5 000 $ et 1 M$.

Pour le volet 3 :

Le montant de l'aide ne peut excéder 25 % du coût du projet jusqu'à un maximum de 250 000 $.

Pour les événements déjà soutenus, l'aide financière ne peut être supérieure à l'aide accordée dans le volet 1, 2 ou 5 du présent programme.

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COMMENT EFFECTUER UNE DEMANDE


Remplir la demande d'aide financière en ligne Ce lien est un lien externe au site de Tourisme Québecet joindre tous les documents exigés.

Pour toute autre demande d'information concernant l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques :

Joindre le conseiller aux entreprises touristiques de votre région.

ou

Ministère du Tourisme
Direction de l’accompagnement des entreprises et de l’aide financière
900, boulevard René-Lévesque Est, bureau 400
Québec (Québec) G1R 2B5

Téléphone : 418 643-5959, poste 3411
Sans frais : 1 800 482-2433
Télécopieur : 418 643-0549


Courriel : Festivals et événements

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Définitions

Achalandage : nombre total de jours de participation réalisés par des participants de tout âge (incluant les 15 ans et moins). Le cas échéant, cette donnée doit également inclure les concurrents (athlètes à des concours, courses ou autres formes de compétition) et ceux qui les accompagnent. L’achalandage doit exclure les bénévoles, les employés et les prestataires de service (ex. : artistes et fournisseurs) de l’événement.

Excursionniste : participant ayant assisté à l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour dans la même journée à l’extérieur de leur ville, dont la distance à l’aller se situe dans un rayon de plus de 40 km. Le rayon de 40 km ne s’applique pas aux participants des États-Unis, des autres pays, de l’Ontario et du Nouveau-Brunswick puisqu’ils traversent une frontière (provinciale ou nationale).

Touriste : participant ayant assisté à l’événement dans le cadre d’un voyage d'une nuit ou plus à l’extérieur de leur ville et qui a utilisé de l'hébergement commercial ou privé.