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Aide financière aux festivals et aux événements touristiques

Période de dépôt des projets 2018-2019

Pour tous les événements se déroulant entre le 1er mai et le 31 octobre 2018 inclusivement, la période de dépôt d’une demande d’aide financière s’échelonne du 8 février au 9 mars 2018. Les demandes déposées après le 9 mars 2018 seront rejetées.

Pour tous les événements se déroulant entre le 1er novembre et le 30 avril inclusivement, la période de dépôt d’une demande d’aide financière s’échelonne sur un mois au printemps de chaque année. Les dates précises seront présentées sur le site Web.

Projets retenus

Voici la liste des projets retenus été-automne 2017.

1. Contexte

En 2012, l’industrie touristique et le ministère du Tourisme rendaient public le Plan de développement de l’industrie touristique (PDIT) 2012-2020 : un itinéraire vers la croissance, avec pour mission de « faire du tourisme une industrie performante, innovante et durable qui exerce un effet de levier sur le développement économique du Québec en offrant une destination originale et incontournable aux clientèles internationale, canadienne et québécoise ». Dès lors, le Ministère a souhaité actualiser le cadre normatif qui gouverne ses programmes d’aide financière, dans le sillon des objectifs et des priorités dudit plan.

Au cours des trois premières années de sa mise en œuvre, des travaux importants sont amorcés et amènent un nouveau modèle d’affaires et de gouvernance en tourisme au Québec, énoncé au Plan d’action 2016-2020 - Appuyer les entreprises, enrichir les régions (Plan d’action 2016-2020), dont les objectifs sont :

  • des recettes touristiques totalisant 18,9 G$ en 2020;
  • un accroissement du nombre d’emplois équivalant à 50 000 emplois d’ici 2020.

Le Plan d’action 2016-2020 réitère l’importance de poursuivre l’aide financière aux festivals et événements touristiques, car ceux-ci contribuent de façon importante à l’atteinte de ses objectifs. En effet, les festivals et événements génèrent près de 20 millions d’entrées annuelles et des dépenses touristiques substantielles. Ils sont un vecteur de développement économique pour toutes les régions et représentent également un secteur stratégique de la vision économique du Québec.

Les festivals et événements touristiques font partie de l’image de marque du Québec à titre de composante importante de son offre touristique. Ils sont un vecteur de développement économique pour toutes les régions. Il importe donc de consolider et de stimuler cette industrie touristique performante afin de tirer profit de sa croissance internationale et de la conjoncture favorable (taux de change, prix de l’essence, destination sécuritaire, etc.) afin d’attirer davantage de visiteurs hors Québec et de retenir la clientèle québécoise au Québec.

Les festivals et événements présentent donc des opportunités pour l’atteinte de ces objectifs puisque, en plus d’être un produit d’appel important auprès des clientèles internationales notamment pour les régions de la Capitale-Nationale et de la métropole, ils sont également une vitrine exceptionnelle pour le rayonnement du Québec à l’international et contribuent significativement à animer toutes les régions du Québec au bénéfice de toutes les clientèles.

Le Programme d’aide financière aux festivals et aux événements touristiques vise à pallier les enjeux liés au financement notamment quant à la stabilité et la prévisibilité de l’aide accordée à cette industrie en plus de soutenir son émergence, sa croissance et son innovation.

2. Objectifs généraux

Les objectifs du programme sont les suivants :

  • Positionner la destination québécoise sur la scène nationale et internationale en favorisant le développement des festivals et événements touristiques;
  • Stimuler l’économie des régions par l’augmentation du nombre de visiteurs et l’accroissement des recettes touristiques.

3. Définitions

Aux fins du présent programme, les termes suivants sont définis comme tels :

Achalandage total : Nombre total de jours de participation réalisés par des participants de tout âge. Un participant peut être un spectateur, un compétiteur ou un accompagnateur professionnel ou personnel d’un compétiteur. L’achalandage doit exclure les bénévoles, les employés et les prestataires de services de l’événement.

Achalandage touristique : Nombre total de jours de participation réalisés par des touristes.

Commandites en biens et services : L’ensemble des échanges de matériel ou de services qui sont fournis gratuitement par un tiers. Ils doivent être comptabilisés aux états financiers lorsque leur juste valeur fait l’objet d’une estimation raisonnable, qu’ils sont utilisés dans le cadre du fonctionnement courant du festival ou de l’événement, et auraient dû autrement être achetés. Des synonymes sont parfois employés, tels apports de biens et services, contrat d’échange, échanges de biens et services.

Entités municipales : Le terme entités municipales comprend les organismes municipaux au sens de l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

Excursionniste : Personne résidant au Québec, à l’extérieur d’un rayon de 40 km de la localité où se déroule l’événement et ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour la même journée; ou personne résidant à l’extérieur du Québec, sans égard à la distance parcourue, et ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour la même journée.

Festivals et événements d’envergure touristique : Festivals et événements qui contribuent significativement, en fonction des critères spécifiques du programme, à animer les régions, à bonifier l’offre touristique du Québec, et ce, au bénéfice de toutes les clientèles touristiques.

Revenus autonomes : Recettes de fréquentation (dont la billetterie), revenus de vente de produits dérivés, commandites financières privées et soutien local et régional de nature privée.

Touriste : Participant ayant assisté à l’événement dans le cadre d’un voyage d’une nuit ou plus, résidant à l’extérieur de la localité où se déroule l’événement, sans égard à la distance parcourue, et qui a utilisé de l’hébergement commercial ou privé.

Valeur ajoutée : Mesure de la valeur de la production intérieure brute de l’économie du Québec. Elle est obtenue en faisant la somme des rémunérations des facteurs de production, soit : salaires et traitements avant impôts, revenu mixte brut et autres revenus bruts avant impôts. On additionne les taxes indirectes et on soustrait les subventions de ces montants.

Visiteur : Le terme visiteur est réservé pour représenter de manière groupée les touristes et les excursionnistes.

4. Volets du programme

Le programme comprend les trois volets suivants :

  • Volet 1 : Festivals et événements touristiques majeurs;
  • Volet 2 : Festivals et événements d’envergure touristique;
  • Volet 3 : Innovation et opportunités.

4.1. Volet 1 : Festivals et événements touristiques majeurs

4.1.1 Objectifs spécifiques

  • Attirer une part importante de la population locale et un nombre important de visiteurs, en fonction des critères du programme.
  • Animer la destination touristique en encourageant les activités gratuites destinées au grand public et en favorisant le déploiement d’activités sur de multiples sites.
  • Renforcer le positionnement de la destination en soutenant des leaders nationaux, voire internationaux, dans leur domaine qui diffusent une programmation et une expérience de calibre international.

4.1.2 Critères spécifiques d’admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux au point 5, le festival ou l’événement touristique doit :

  • Susciter un achalandage touristique important sur la base d’une étude de provenance et d’achalandage réalisée par une firme indépendante (liste à venir) selon une méthodologie reconnue par le Ministère. Cette étude doit être réalisée chaque année et doit permettre de démontrer que la présence de touristes atteint les seuils minimaux de participation suivants :
  • Pour les festivals et événements se tenant dans les régions touristiques de Québec et Montréal :
    • Un minimum de 20 000 jours de participation effectués par des touristes;
    • Un minimum de 5 % des jours de participation de l’achalandage total effectués par des touristes hors Québec.
  • Pour les festivals et événements se tenant à l’extérieur des régions touristiques de Québec et Montréal :
    • Un minimum de 20 000 jours de participation effectués par des touristes.
  • Démontrer un impact économique établi sur la base d’une étude réalisée par une firme indépendante (liste à venir) selon une méthodologie reconnue par le Ministère (voir le Guide méthodologique pour la réalisation des études sur l’impact économique). Cette étude doit être réalisée tous les trois ans.
  • Disposer de coûts admissibles de 6 M$ et plus (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels qu’ils sont présentés aux états financiers audités, excluant les infrastructures).

4.1.3 Critères d’analyse

Afin que la performance touristique soit appréciée, les données relatives aux critères suivants feront l’objet d’une analyse au terme de laquelle les festivals et événements obtiendront un indice de performance :

  • Le nombre de jours de participation effectués par des touristes;
  • La proportion des jours de participation effectués par des touristes hors Québec;
  • L’indice d’attractivité du festival ou de l’événement (centrage) auprès des visiteurs;
  • L’impact économique.

Afin que la croissance soit appréciée, les données relatives aux critères suivants feront l’objet d’une analyse :

  • La progression des jours de participation (achalandage total ou touristique);
  • La progression des revenus autonomes et des coûts de programmation et de promotion.

4.1.4 Aide financière

Deux formes d’aide financière pourront être accordées, soit :

4.1.4.1 Aide financière à la performance touristique 
  • Le taux d’aide financière est établi en fonction de l’indice de performance touristique obtenu au terme de l’analyse.
  • Une fois l’indice de performance établi, le taux d’aide financière s’applique aux coûts admissibles de l’événement, soit le moindre du total des coûts admissibles réels du dernier événement ou des coûts admissibles prévisionnels de l’événement à venir.
  • L’aide financière sera ensuite majorée afin qu’elle tienne compte de la saisonnalité (vise à prendre en compte les efforts faits pour la tenue des festivals et des événements en dehors de la saison estivale, soit d’octobre à mai) et de la localisation géographique, tel qu’indiqué au tableau suivant :
Hors saison : octobre à mai 15 %
Régions périphériques : Bas-Saint-Laurent, Laval, Outaouais, Laurentides, Lanaudière, Montérégie, Cantons-de-l’Est, Centre-du-Québec, Mauricie, Chaudière-Appalaches, SaguenayLac-Saint-Jean, Charlevoix 10 %
Régions éloignées : Îles-de-la-Madeleine, Gaspésie, Manicouagan, Duplessis, Baie-James, Eeyou Istchee, Nunavik, Abitibi-Témiscamingue 20 %
  • L’aide financière est établie pour une période triennale, étant entendu qu’aucune indexation ni majoration de cette aide ne pourra être accordée durant cette période.
  • L’aide financière maximale pouvant être accordée à la performance touristique ne peut excéder 1 M$ par année.
4.1.4.2 Aide financière à la croissance 
  • L’aide financière est établie annuellement sur la base du taux de croissance de l’événement, lequel prend en compte la croissance des revenus autonomes associée à une augmentation des coûts de programmation et de promotion de l’événement, déduction faite de l’inflation sur la base de l’indice des prix à la consommation (IPC) (selon les états financiers audités des deux dernières éditions).
  • Le taux d’appariement (%) est établi par le Ministère en fonction des résultats de l’analyse de la croissance.
  • L’aide financière à la croissance est établie en fonction des disponibilités budgétaires du programme et ne pourra excéder 1 M$ par année.

4.2 Volet 2 : Festivals et événements d’envergure touristique

4.2.1 Objectifs spécifiques

  • Contribuer à animer les régions et à augmenter le nombre de visiteurs.
  • Encourager la relève des festivals et des événements pour assurer la pérennité de l’industrie événementielle dans toutes les régions et maintenir la position et les avantages concurrentiels du Québec dans le domaine.

4.2.2 Critères spécifiques d’admissibilité

En plus de satisfaire aux critères généraux au point 5, le festival ou l’événement touristique doit :

  • Susciter un achalandage touristique, soit :

    Pour les festivals et les événements qui bénéficient de coûts admissibles de 500 000 $ et plus : cette démonstration doit se faire sur la base d’une étude de provenance et d’achalandage réalisée par une firme indépendante (liste à venir) selon une méthodologie reconnue par le Ministère. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans.
    • Pour les festivals et les événements se tenant dans les régions touristiques de Québec et de Montréal :
      • Un minimum de 2 500 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes);
      • Un minimum de 5 % des jours de participation effectués par des touristes ou au moins 2 000 touristes.
    • Pour les festivals et les événements se tenant à l’extérieur des régions touristiques de Québec et de Montréal :
      • Un minimum de 1 500 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes);
      • Un minimum de 5 % des jours de participation effectués par des touristes ou au moins 1 000 touristes.
    Pour les festivals et les événements qui bénéficient de coûts admissibles qui s’établissent entre 90 000 $ et 499 999 $ : cette démonstration doit se faire minimalement sur la base d’une étude de provenance réalisée par une firme indépendante (liste à venir) selon une méthodologie reconnue par le Ministère. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans.
    • Pour les festivals et les événements se tenant dans les régions touristiques de Québec et de Montréal :
      • Un minimum de 20 % des jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).
    • Pour les festivals et les événements se tenant à l’extérieur des régions touristiques de Québec et Montréal :
      • Un minimum de 10 % des jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).
  • Disposer de coûts admissibles de 90 000 $ et plus (coûts admissibles de la dernière édition comme ils sont présentés au rapport financier, excluant les infrastructures);
  • Ne pas être admissible au volet 1 du présent programme.

Première demande

Les promoteurs qui désirent soumettre une première demande d’aide financière dans le cadre du volet 2 du programme, mais qui ne disposent pas d’une étude de provenance et d’achalandage ou d’une étude de provenance réalisée par une firme indépendante (liste à venir) selon une méthodologie reconnue par le Ministère pourront fournir des données tirées d’un décompte systématique (billetterie ou inscriptions) dont les données sont vérifiables, dans la mesure où les listes afférentes contiennent une information sur la provenance (code postal ou ville/municipalité) de chaque participant. Le cas échéant, ces données devront permettre l’atteinte des seuils suivants :

  • Pour les festivals et les événements se tenant dans les régions touristiques de Québec et de Montréal : un minimum de 2 500 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes);
  • Pour les festivals et les événements se tenant à l’extérieur des régions touristiques de Québec et de Montréal : un minimum de 1 500 jours de participation effectués par des visiteurs (excursionnistes et touristes).

Si une aide financière est consentie, les promoteurs auront l’obligation de réaliser une étude conformément aux exigences du Ministère. Cette étude sera obligatoire pour l’obtention d’une demande subséquente.

4.2.3 Critères d’analyse

Afin que la performance soit appréciée, les données relatives aux critères suivants feront l’objet d’une analyse au terme de laquelle les festivals et événements obtiendront un indice de performance :

  • La proportion des jours de participation effectués par des excursionnistes;
  • La proportion des jours de participation effectués par des touristes;
  • La proportion des revenus autonomes sur l’ensemble des revenus;
  • La proportion des dépenses affectées à l’expérience client (la programmation et l’offre globale) sur l’ensemble des dépenses;
  • L’achalandage total (pour les festivals et événements ayant des coûts admissibles de 500 000 $ et plus).

4.2.4 Aide financière

Deux formes d’aide financière peuvent être accordées :

4.2.4.1 Aide financière à la performance touristique
  • Le taux d’aide financière est établi en fonction de l’indice de performance touristique obtenu au terme de l’analyse.
  • Une fois l’indice de performance établi, le taux d’aide financière s’applique aux coûts admissibles, soit le moindre des coûts admissibles réels du dernier événement ou des coûts admissibles de l’événement à venir.
  • L'aide financière sera ensuite majorée afin qu'elle tienne compte de la saisonnalité (vise à prendre en compte les efforts faits pour la tenue des festivals et des événements en dehors de la saison estivale, soit d'octobre à mai) et de la localisation géographique, tel qu'indiqué au tableau suivant :
Hors saison : octobre à mai 15 %
Régions périphériques : Bas-Saint-Laurent, Laval, Outaouais, Laurentides, Lanaudière, Montérégie, Cantons-de-l’Est, Centre-du-Québec, Mauricie, Chaudière-Appalaches, SaguenayLac-Saint-Jean, Charlevoix 10 %
Régions éloignées : Îles-de-la-Madeleine, Gaspésie, Manicouagan, Duplessis, Baie-James, Eeyou Istchee, Nunavik, Abitibi-Témiscamingue 20 %
    • Pour les événements dont l’indice de performance se situera au-dessus de la moyenne et qui disposeront d’une étude de provenance ou d’une étude de provenance et d’achalandage réalisée selon les exigences du Ministère, l’aide financière pourra être établie pour une période triennale, étant entendu qu’aucune indexation ni majoration de cette aide ne pourra être accordée durant cette période;
    • L’aide financière maximale pouvant être accordée ne pourra pas excéder 750 000 $ par année.
4.2.4.2 Aide financière pour la réalisation des études 
  • Une aide financière supplémentaire sera accordée aux promoteurs pour soutenir la réalisation des études, tel que le prescrit le programme, c’est-à-dire tous les trois ans :
    • 50 % du coût pour les études de provenance et d’achalandage jusqu’à un maximum de 5 000 $ ;
    • 100 % du coût pour les études de provenance jusqu’à un maximum de 3 000 $.

Pour les promoteurs qui bénéficieront d’une entente triennale ou annuelle, le versement du montant pour soutenir la réalisation de l’étude de provenance et/ou de provenance et d’achalandage est effectué dans les meilleurs délais suivant la réception de cette dernière et du paiement complet à la firme (liste à venir) ayant réalisé l’étude.

4.3 Volet 3 : Innovation et opportunités

4.3.1 Objectifs spécifiques

  • Accueillir des manifestations internationales ponctuelles qui contribuent à la visibilité de la destination auprès des clientèles touristiques internationales.
  • Appuyer le développement de nouvelles activités permettant de générer des recettes touristiques additionnelles.

4.3.2 Critères spécifiques d’admissibilité des festivals et événements soutenus en volet 1 ou en volet 2 

En plus de satisfaire aux critères généraux au point 5, le festival ou l’événement touristique doit :

  • Présenter un projet visant le développement du produit, les célébrations entourant un anniversaire spécifique, l’ajout d’un aspect spécifique à la programmation ou une innovation particulière, qui bonifiera l’expérience offerte aux visiteurs;
  • Démontrer le caractère exceptionnel du projet;
  • Présenter en quoi le projet contribuera à une augmentation de la performance touristique de l’événement, de l’achalandage ou des recettes touristiques;
  • Présenter des coûts admissibles distincts de celui présenté aux volets 1 ou 2.
4.3.2.1 Aide financière
  • L’aide financière ne pourra pas excéder le moindre de :
    • 25 % du coût du projet, jusqu’à un maximum de 200 000 $;
    • l’aide financière accordée à titre d’aide à la performance aux volets 1 ou 2.
  • L’aide financière est ponctuelle et non récurrente.
  • Les festivals et les événements soutenus aux volets 1 ou 2 peuvent bénéficier d’une aide financière dans le volet 3 au maximum une fois à tous les trois ans.

4.3.3 Critères spécifiques d’admissibilité des événements ponctuels 

En plus de satisfaire aux critères généraux d’admissibilité, l’événement touristique doit :

  • Être ponctuel et non récurrent;
  • Disposer de coûts admissibles de 1 M$ et plus, excluant les infrastructures;
  • Démontrer un potentiel d’attraction de la clientèle touristique.

Afin que les projets soumis puissent être appréciés, les éléments suivants seront pris en compte :

  • Démontrer une occasion de générer des recettes touristiques supplémentaires;
  • Démontrer le potentiel d’accroître la notoriété et le rayonnement du Québec sur la scène nationale ou internationale;
  • Présenter un montage financier complet et une viabilité financière du projet.
4.3.3.1 Aide financière
  • L’aide financière ne pourra pas excéder 25 % du coût du projet, jusqu’à un maximum de 500 000 $.
  • L’aide financière est ponctuelle et non récurrente.
  • Lors de l’événement, produire une étude de provenance et d’achalandage réalisée par une firme indépendante (liste à venir) et selon une méthodologie reconnue par le Ministère (événement ponctuel).

5. Critères généraux

5.1 Critères généraux d’admissibilité

5.1.1 Clientèle admissible

Les organismes suivants sont admissibles au programme :

  • Les organismes à but lucratif (OBL) légalement constitués;
  • Les organismes à but non lucratif (OBNL) légalement constitués;
  • Les coopératives légalement constituées;
  • Les entités municipales;
  • Les communautés ou les nations autochtones reconnues par l’Assemblée nationale;
  • Tout regroupement des clientèles susmentionnées.

Sont exclus :

  • Les sociétés d’État, les ministères et organismes des gouvernements du Québec ou du Canada;
  • Les entreprises inscrites au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA);
  • Les demandeurs qui, au cours des deux dernières années précédant la demande d’aide financière, ont fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure dans le cadre de l’octroi d’une aide financière antérieure.

5.1.2 Festivals et événements admissibles

Les festivals et les événements touristiques admissibles sont des manifestations publiques :

  • Produites et tenues au Québec;
  • D’une durée minimale de 3 jours de programmation;
  • Organisées en fonction d’une thématique et d’une programmation d’activités;
  • Ayant eu lieu durant un minimum de 2 éditions consécutives (les éditions annuelles ou biennales sont considérées) dans un même endroit, et ce, préalablement au dépôt de la demande d’aide financière (ne s’applique pas au volet 3 – Événement ponctuel);
  • Qui suscitent un achalandage significatif de visiteurs (excursionnistes et touristes) et qui animent la destination.

À noter que dans le cadre de l’appréciation de la demande, un maximum de 40 journées-calendrier sera considéré sur l’ensemble de la durée de l’événement.

Sont exclus : les programmations régulières d’un attrait, les salons, les foires, les bourses touristiques, les conférences, les marchés, les congrès, les spectacles et les expositions (soit les expositions qui n’ont pas de programmation d’activités autres que celles directement liées à l’exposition).

Les organismes admissibles devront avoir respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

5.2 Critères d’appréciation

5.2.1 Volets 1 et 2

Aux fins de l’appréciation de la performance touristique des événements et de l’établissement d’un indice de performance, les données suivantes sont prises en considération.

Un ratio est calculé pour chacune des données (ratio = données de l’événement/moyenne du groupe). Par la suite, une pondération est appliquée à chacun de ces ratios afin de déterminer l’indice de performance du festival ou de l’événement.

Pour le volet 1
  • Le nombre de jours de participation effectués par des touristes :
    • Part relative de l’achalandage touristique sur l’achalandage total.
  • La proportion des jours de participation effectués par des touristes hors Québec :
    • Part relative de l’achalandage touristique des autres provinces, des États-Unis et des autres pays.
  • L’indice d’attractivité du festival ou de l’événement (centrage) auprès des visiteurs :
    • Départager les visiteurs qui seraient quand même venus dans la localité où se déroule l’événement de ceux qui s’y trouvent en raison dudit événement.
  • L’impact économique (valeur ajoutée aux prix du marché)
Pour le volet 2 (coûts admissibles de 500 000 $ et plus)
  • L’achalandage total
  • La proportion des jours de participation effectués par des excursionnistes :
    • La proportion de l’achalandage total ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour la même journée et résidant à l’extérieur d’un rayon de 40 km de la localité où se déroule l’événement. Ce rayon ne s’applique pas aux participants résidant à l’extérieur du Québec (autres provinces canadiennes, États-Unis ou autres pays), puisqu’ils traversent une frontière (provinciale ou nationale).
  • La proportion des jours de participation effectués par des touristes :
    • La proportion de l’achalandage total ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage d'une nuit ou plus, résidant à l’extérieur de la localité où se déroule l’événement, sans égard à la distance parcourue, et qui a utilisé de l'hébergement commercial ou privé.
  • La proportion des revenus autonomes sur l’ensemble des revenus :
    • Les revenus autonomes incluent les recettes de fréquentation, dont la billetterie, les revenus de vente de produits dérivés et les commandites financières privées et le soutien local et régional de nature privée.
  • La proportion des dépenses affectées à l’expérience client sur l’ensemble des dépenses.
Pour le volet 2 (coûts admissibles de 90 000 $ à 499 999 $)
  • La proportion des jours de participation effectués par des excursionnistes :
    • La proportion de l’achalandage total ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage aller-retour la même journée et résidant à l’extérieur d’un rayon de 40 km de la localité où se déroule l’événement. Ce rayon ne s’applique pas aux participants résidant à l’extérieur du Québec (autres provinces canadiennes, États-Unis ou autres pays), puisqu’ils traversent une frontière (provinciale ou nationale).
  • La proportion des jours de participation effectués par des touristes :
    • La proportion de l’achalandage total ayant participé à l’événement dans le cadre d’un voyage d'une nuit ou plus, résidant à l’extérieur de la localité où se déroule l’événement, sans égard à la distance parcourue, et qui a utilisé de l'hébergement commercial ou privé.
  • La proportion des revenus autonomes sur l’ensemble des revenus :
    • Les revenus autonomes incluent les recettes de fréquentation, dont la billetterie, les revenus de vente de produits dérivés et les commandites financières privées et le soutien local et régional de nature privée.
  • La proportion des dépenses affectées à l’expérience client sur l’ensemble des dépenses.

5.2.2 Volet 3

Pour les événements soutenus en volet 1 et 2
Éléments pris en considération
  • L’ajout de composantes spéciales à la programmation pour souligner une énième édition.
  • Les éléments permettant de bonifier l’expérience offerte aux visiteurs (p. ex. : nouvelle technologie, application mobile, animation sur les sites, etc.).
  • Les éléments d’innovation permettant de bonifier la gestion administrative et favorisant une augmentation des recettes.
Éléments non considérés
  • Les coûts additionnels à la programmation régulière du fait de la présence d’un artiste de renommée ou international.
  • Le déménagement d’un événement (changement de site).
  • Le renouvellement de la programmation.
Événements ponctuels
Éléments pris en considération
  • Le potentiel d’attraction de la clientèle touristique.
  • La provenance de la clientèle touristique.
  • Le potentiel de visibilité de l’événement sur la scène nationale ou internationale.
Éléments non considérés
  • Les coûts des infrastructures requises.

6. Approbation des projets

Le processus d’analyse des projets relève du Ministère en fonction d’un cadre et de règles de gestion qui sont développés à cet effet.

Pour que sa demande soit étudiée, le bénéficiaire doit respecter les périodes de dépôt des demandes établies par le Ministère et déposer un dossier complet lors de l’appel de projets (volets 1 et 2). Dans le cas du volet 3, les demandes d’aide financière sont reçues en continu.

7. Aide financière

L’aide financière, sous réserve des disponibilités budgétaires, est versée comptant.

Le respect des critères d’admissibilité ne garantit pas le soutien financier du Ministère.

7.1 Modalités de versement de l’aide financière

Entente annuelle

L’aide financière est payable en deux versements. Le premier versement, correspondant à un maximum de 80 % de l’aide financière, sera versé à la suite de la signature de la convention d’aide financière avec le promoteur. Le deuxième versement, correspondant au solde de l’aide financière, est versé après la réception des éléments de la reddition de comptes.

Entente triennale

L’aide financière est payable en six versements, soit deux versements pour chacune des années de l’entente. Le premier versement de l’an 1, correspondant à un maximum de 80 % de l’aide financière prévue pour l’année, sera versé à la suite de la signature de la convention d’aide financière avec le promoteur.

Le deuxième versement de l’an 1, correspondant au solde de l’aide financière, est versé après réception des éléments de la reddition de comptes.

Les premiers versements des années 2 et 3 de l’entente sont effectués dans les meilleurs délais suivant le renouvellement et l’approbation des exigences de visibilité et du dépôt des coûts admissibles prévisionnels. Ceux-ci ne peuvent toutefois pas être effectués avant le 1er mai de chaque année. De plus, la reddition de comptes de l’édition précédente devra être complétée avant d’effectuer ces versements.

Les éléments de reddition de comptes sont les suivants :

  • (Pour une aide supérieure à 75 000 $) des états financiers audités signés par les administrateurs. Ces états financiers doivent couvrir la période complète de l’exercice financier de l’Organisme (12 mois) et doit comprendre un état des résultats spécifique pour l’événement, un bilan, un état des flux de trésorerie et un état de l’évolution de l’actif net.

OU

  • (Pour une aide supérieure à 20 000 $ et jusqu’à 75 000 $) un rapport de mission d’examen signé par les administrateurs. Ce rapport doit couvrir la période complète de l’exercice financier de l’Organisme (12 mois) et doit comprendre un état des résultats spécifique pour l’événement, un bilan, un état des flux de trésorerie et un état de l’évolution de l’actif net.
  • De plus, pour les organismes bénéficiant d’une aide de plus de 20 000 $ annuellement, ils doivent faire explicitement état, notamment de la nature des revenus (subvention et commandite) et de la provenance de l’aide financière du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral (par ministères, organismes, ministres et députés) ainsi que des entités municipales, accordée spécifiquement pour l’organisation et la tenue de l’événement.

OU

  • (Pour une aide de 20 000 $ et moins) un état des résultats signé par les administrateurs. Cet état des résultats doit couvrir la période complète de l’exercice financier de l’Organisme (12 mois) et doit comprendre les revenus et les dépenses relatives à l’organisation et à la tenue de l’événement et faire explicitement état, notamment de la nature des revenus (subvention et commandite) et de la provenance de l’aide financière du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral (par ministères, organismes, ministres et députés) accordée spécifiquement pour l’organisation et la tenue de l’événement.

OU dans le cas d’une municipalité

  • Un état des résultats produit par un comptable (CPA CA, CPA CMA ou CPA CGA) et approuvé par le conseil municipal. Cet état des résultats doit couvrir la période complète de l’exercice financier et doit comprendre les revenus et les dépenses relatives à l’organisation et à la tenue de l’événement et faire explicitement état, notamment de la nature des revenus (subvention et commandite) et de la provenance de l’aide financière du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral (par ministères, organismes, ministres et députés) accordée spécifiquement pour l’organisation et la tenue de l’événement.

S’il y a lieu, ces rapports financiers doivent préciser clairement les opérations entre apparentés, en énonçant la nature et les montants de ces opérations et les relations d’apparentement.

De plus, suivant la fin de l’événement, le promoteur devra produire :

  • Un bilan (rapport d’activités) de l’événement présentant, notamment les actions réalisées par l’Organisme pour améliorer sa performance et augmenter son achalandage;
  • Un rapport faisant état des mesures de sécurité mises en place lors de la tenue de l’événement;
  • La structure organisationnelle de l’Organisme;
  • Un rapport sur la réalisation des exigences de visibilité convenues avec le Ministère comprenant une copie du matériel de communication produit.

Le versement du montant pour soutenir la réalisation de l’étude de provenance et/ou de provenance et d’achalandage est effectué dans les meilleurs délais suivant la réception de cette dernière et de la preuve de paiement.

7.2 Financement du projet et taux de cumul

Le promoteur doit assurer une mise de fonds d’au moins 20 % pour la réalisation de l’événement ou dans le cas d'une communauté et d'une nation autochtone (y compris les OBL et les OBNL) la mise de fonds minimale requise est de 10 %. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes.

Le promoteur doit démontrer que l’événement soutenu est l’unique bénéficiaire des surplus, des subventions et des autres apports externes.

L’aide financière provenant de l’ensemble des ministères et des organismes du gouvernement provincial ne peut excéder 30 % des coûts admissibles de l’événement ou du projet tels qu’établis dans la charte budgétaire, excluant les amortissements, les intérêts sur emprunts et la perte en capital.

L’aide financière provenant de l’ensemble des ministères et des organismes des gouvernements provincial et fédéral ainsi que des entités municipales ne peut excéder 70 % des coûts admissibles de l’événement ou du projet, excluant les amortissements, les intérêts sur emprunts et la perte en capital.

7.3 Surplus/déficit

Les promoteurs qui auront enregistré des surplus pour la tenue de l’événement correspondant à plus de 20 % de leurs coûts admissibles devront déposer un plan d’affectation de l’entièreté de ces surplus. Dans le cas où ils présentent des surplus cumulés, un plan d’affectation de l’entièreté de ces surplus cumulés doit aussi être déposé. Dans les deux cas, l’affectation des surplus doit être faite au Québec et en lien avec la tenue et l’organisation de l’événement.

Les promoteurs qui auront enregistré des déficits cumulés représentant plus de 10 % de leurs coûts admissibles devront présenter un plan de réduction de leur déficit permettant de réduire celui-ci à moins de 10 % sur une période maximale de 5 ans.

8. Coûts

Les coûts admissibles de l’événement, dans le cadre des volets 1 et 2, correspondent à ceux identifiés dans la charte budgétaire. Ils comprennent les éléments suivants :

Coûts admissibles

  • Coûts d’administration;
  • Coûts de programmation;
  • Coûts de promotion, de marketing et de communication;
  • Coûts de gestion du site et installations;
  • Coûts des produits destinés à la revente;
  • Frais de déplacement, frais généraux, salaires et avantages sociaux des ressources humaines du promoteur en lien avec l’événement;
  • Commandites de biens et de services lorsqu’elles sont auditées.

Les coûts non admissibles de l’événement, dans le cadre des volets 1 et 2, correspondent à ceux-ci :

Coûts non admissibles

  • Projets d’immobilisations;
  • Coûts reliés au fonds de roulement, au service de la dette, aux pertes d’opérations, aux pertes en capital et au rachat de capital;
  • Coûts et activités qui ne sont pas en lien avec la réalisation de l’événement.

Dans le cadre du volet 3, les coûts admissibles sont les mêmes qu’en volet 1 et 2. Aussi, peuvent être considérés les projets d’immobilisations qui bonifient l’expérience touristique.

9. Convention d’aide financière

Afin de disposer de l’aide financière, le bénéficiaire doit signer une convention d’aide financière avec le Ministère. Cette convention détermine, notamment les coûts admissibles, la visibilité, les modalités de versement de l’aide financière ainsi que les obligations du bénéficiaire et du Ministère.

10. Échéance du programme

L’échéance du programme est fixée au 31 mars 2021. Le versement d’aide financière est conditionnel à la disponibilité des fonds.

11. Résultats visés

Les données suivantes seront recueillies auprès des bénéficiaires afin de mesurer les résultats du programme :

  • Progression de la provenance ou de la provenance et de l’achalandage;
  • Progression du chiffre d’affaires du promoteur;
  • Impact économique (pour les événements soutenus en volet 1).

12. Reddition de comptes et évaluation

Une évaluation de programme basée, entre autres, sur les résultats visés au point 11 sera réalisée à l’échéance du programme, notamment au regard de la pertinence, du fonctionnement, des effets, de l’efficacité et de l’efficience du programme.

13. Dépôt d'une demande

Remplir la demande d’aide financière en ligne et joindre tous les documents exigés, dont la Charte budgétaire et l’engagement.

IMPORTANT :

Veuillez remplir chacune des sections du questionnaire Web de demande d’aide financière. Seules les informations présentées dans ce questionnaire Web seront traitées aux fins d’analyse.

Pour toute autre demande d’information concernant l’aide financière aux festivals et aux événements touristiques :
Joindre le conseiller en développement touristique de votre région

ou

Ministère du Tourisme
Direction des programmes et de l’intervention régionale
900, boulevard René-Lévesque Est, bureau 400
Québec (Québec) G1R 2B5

Téléphone : 418 643-5959, poste 3411
Sans frais : 1 800 482-2433
Télécopieur : 418 643-0549

Courriel : programmes@tourisme.gouv.qc.ca