Pour tous les événements débutant entre le 1er mai et le 31 octobre 2012 inclusivement, la période de dépôt d'une demande d'aide financière pour les volets 1, 2, 3 et 4 est du 14 novembre au 16 décembre 2011 inclusivement. Le timbre de la poste fait foi et les demandes déposées après le 16 décembre 2011 seront rejetées.
Pour tous les événements débutant entre le 1er novembre 2012 et le 30 avril 2013 inclusivement, la période de dépôt d'une demande d'aide financière pour les volets 1, 2, 3 et 4 est du 2 avril au 4 mai 2012 inclusivement. Le timbre de la poste fait foi et les demandes déposées après le 4 mai 2012 seront rejetées.
IMPORTANT :
Veuillez remplir chacune des sections du formulaire de demande d'aide financière. Seules les informations présentées dans ce formulaire seront traitées aux fins d'analyse.
L'aide financière accordée par le ministère du Tourisme (MTO) est destinée aux festivals et aux événements qui démontrent une performance touristique significative. Dans ce contexte, l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques doit constituer un levier pour les événements majeurs à caractère international, national et panquébécois, mais également pour les festivals susceptibles de retenir la clientèle québécoise et qui ont le potentiel requis pour contribuer à la relève événementielle en tourisme.
OBJECTIF DU PROGRAMME
Le programme a comme objectif principal l'accroissement des recettes touristiques du Québec, et ce, dans le respect des différentes orientations ministérielles notamment en matière de développement durable.
À cette fin, il vise à :
- soutenir des festivals et événements touristiques qui positionnent la destination québécoise sur la scène nationale et internationale;
- renforcer l'attrait d'une région touristique en lui associant un festival ou un événement touristique susceptible de prolonger le séjour des visiteurs;
- encourager la relève et l'innovation pour assurer la pérennité de l'industrie événementielle et maintenir la position et les avantages concurrentiels du Québec dans le domaine;
- appuyer des événements non récurrents qui présentent une opportunité d'accroître la notoriété et la visibilité du Québec en raison de leur statut international.
FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS TOURISTIQUES ADMISSIBLES
Le festival ou l'événement touristique réfère à une manifestation publique dont la programmation d'activités festives, d'une durée limitée, est organisée en fonction d'une thématique qui permet de générer un achalandage (entrées/visites) important, d'attirer un nombre significatif de visiteurs (excursionnistes et touristes) et d'animer la destination. L'ensemble des activités de gestion doit être dédié à la réalisation de cette programmation.
A. Clientèles admissibles
Les clientèles qui peuvent obtenir une aide financière sont :
- les entreprises québécoises légalement constituées à but lucratif ou non;
- les entreprises publiques québécoises, telles les corporations municipales ou autochtones;
- tout regroupement des clientèles susmentionnées.
B. Critères généraux d'admissibilité pour les volets 1, 2 et 4
Le festival ou l'événement touristique doit :
- répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
- être produit et tenu au Québec;
- avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale; (Note : ne s'applique pas au volet 4)
- avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément (édition précédente et édition à venir);
- avoir réalisé un minimum de deux éditions consécutives préalablement à la demande d'aide financière;
(Note : ne s'applique pas au volet 4)
- présenter une demande avant les dates limites de dépôt (voir Modalités de gestion du programme);
- assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation de l'événement. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée;
- démontrer que l'aide financière du MTO est nécessaire pour la réalisation de l'événement;
- être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes.
Ne sont pas admissibles à l'aide financière : un salon, une foire, une bourse touristique, une exposition, un congrès et un spectacle.
C. Exigences administratives
Aucune relance ne sera effectuée pour obtenir des précisions ou des renseignements additionnels.
CHAMPS D'APPLICATION
Le programme comporte quatre volets :
- Volet 1 : Soutien à la tenue et à l'organisation des festivals et événements touristiques;
- Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques émergents;
- Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets novateurs qui contribuent à augmenter la performance touristique des festivals et des événements;
- Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec.
Nature de l'aide financière
L'aide financière consentie dans le cadre de ce programme est versée sous forme de subvention non remboursable.
Le respect des critères généraux d'admissibilité ne garantit pas le soutien financier du MTO. Une analyse de la performance touristique de chaque festival ou événement touristique est effectuée afin de déterminer le niveau de l'aide octroyée par le Ministère.
ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE TOURISTIQUE
Sur la base des informations présentées dans le formulaire de demande, le Ministère procède à une évaluation annuelle de la performance touristique de l'événement en s'appuyant sur différents indicateurs regroupés sous quatre catégories, et ce, en respect des exigences spécifiques de chaque volet :
- Achalandage :
- l' achalandage total;
- la proportion de visiteurs (excursionnistes et touristes);
- la provenance des visiteurs (excursionnistes et touristes).
- Visibilité et rayonnement :
- les investissements en matière de promotion (intra-Québec et hors Québec);
- le nombre et la provenance des médias;
- l'exploitation d'un site Internet;
- l'utilisation de médias sociaux comme véhicule promotionnel.
- Programmation :
- la durée de l'événement;
- le nombre de jours consécutifs de programmation;
- le nombre d'éditions réalisées;
- la saisonnalité;
- les actions visant la qualité du service à la clientèle;
- la participation à des activités de développement des compétences.
- Développement touristique :
- le soutien des partenaires de l'industrie touristique;
- les ententes de partenariat destinées aux visiteurs (forfait, hébergement, transport, restauration, attraction);
- la localisation géographique;
- les actions réalisées en matière de développement durable (voir Fiches d'aide et Guide pratique );
- la conformité du dossier de candidature.
Volet 1 : Soutien à la tenue et à l'organisation des festivals et événements touristiques
Ce volet permet de soutenir les festivals et les événements touristiques majeurs internationaux, nationaux ou à portée panquébécoise qui sont de nature à attirer des clientèles hors Québec et à retenir la clientèle québécoise.
Critères spécifiques d'admissibilité
En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement touristique doit :
- avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés dans le rapport de mission d'examen ou aux états financiers vérifiés) de 300 000 $ et plus;
- réaliser des activités de promotion hors Québec;
- déposer une étude de provenance et d'achalandage, réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2009-2010 et 2011-2012. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
- d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :
A. - Un minimum de 15 000 entrées/visites; et
- un minimum de 20 % des entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes).
ou
B. Un minimum de 5 000 entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes).
Niveau d'aide financière
Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation de la performance touristique (voir Évaluation de la performance touristique ), des coûts réels d'exploitation de l'événement et des disponibilités financières du MTO.
L'aide maximale accordée ne peut excéder 1 M$.
Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total de l'événement excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.
Volet 2 : Soutien aux festivals et événements touristiques émergents
Ce volet s'adresse aux festivals et événements qui possèdent un potentiel attractif suffisant pour leur permettre d'atteindre, de façon récurrente, le statut de festival ou d'événement à portée panquébécoise, nationale ou internationale.
Critères spécifiques d'admissibilité
En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement à caractère émergent doit :
- avoir un budget de fonctionnement (coûts réels d'exploitation de la dernière édition tels que présentés aux états financiers) entre 100 000 $ et 299 999 $;
- réaliser des activités de promotion hors région;
- détenir des ententes de partenariat avec des entreprises touristiques locales et régionales;
- déposer une étude de provenance des clientèles , réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produite entre 2009-2010 et 2011-2012. Cette étude doit être réalisée tous les trois ans;
- démontrer un achalandage total (entrées/visites) significatif pour s'inscrire dans les objectifs du programme et préciser la méthode utilisée pour l'estimer;
- d'après l'étude effectuée, démontrer la présence de visiteurs (excursionnistes et touristes) en atteignant les seuils minimaux de participation soit :
A. un minimum de 20 % des entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes).
ou
B. un minimum de 3 000 entrées/visites effectuées par des visiteurs (excursionnistes et touristes). Attention : Cette donnée doit s'appuyer sur une étude d'achalandage réalisée par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO.
Niveau d'aide financière
Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation de la performance touristique (voir Évaluation de la performance touristique), des coûts réels d'exploitation et des disponibilités financières du MTO.
Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total de l'événement excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.
Volet 3 : Soutien exceptionnel aux projets novateurs qui contribuent à augmenter la performance touristique des festivals et événements
Ce volet s'adresse aux promoteurs qui s'engagent à accroître de façon considérable la performance touristique des festivals et des événements par le biais d'un projet novateur. Ce projet spécifique doit assurer le développement du produit événementiel.
Critères spécifiques d'admissibilité
- répondre à la définition des « festivals et événements touristiques admissibles »;
- être produit et tenu au Québec;
- avoir une programmation qui vise une clientèle touristique d'agrément panquébécoise, nationale ou internationale;
- avoir une durée variant entre 3 et 35 jours de programmation accessible à une clientèle touristique d'agrément (édition précédente et édition à venir);
- présenter une demande avant les dates limites de dépôt (voir Modalités de gestion du programme);
- présenter un projet novateur et récurrent dont le coût minimal de réalisation annuel est de 100 000 $ et qui doit permettre :
- l’accroissement de la performance touristique du produit pour la destination ;
- le développement ou le renouvellement de la programmation ou la prolongation de la durée de l’événement.
- démontrer que l'aide financière du MTO est nécessaire pour la réalisation du projet;
- être l'unique bénéficiaire des surplus, subventions et autres apports externes;
- assurer une mise de fonds minimale de 20 % pour la réalisation du projet. Cette mise de fonds est constituée de revenus autonomes tels que commandites privées et publiques, revenus de billetterie, vente de produits dérivés, soutien local et régional de nature publique et privée.
Niveau d'aide financière
Le montant de l'aide ne peut excéder 25 % du budget du projet jusqu'à un maximum de 250 000 $ et est déterminé en fonction des disponibilités financières du MTO.
Le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral ne peut excéder 50 % du budget total du projet excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.
Volet 4 : Soutien aux événements ponctuels d'envergure internationale se déroulant au Québec
Ce volet permet de soutenir des événements ponctuels d'envergure internationale qui présentent une occasion de générer des recettes touristiques et d'accroître la notoriété et le rayonnement du Québec sur la scène internationale.
Critères spécifiques d'admissibilité
En plus de satisfaire aux critères généraux d'admissibilité, le festival ou l'événement d'envergure internationale doit :
- informer par écrit le MTO un an avant le dépôt de sa candidature;
- avoir un budget de fonctionnement de 500 000 $ et plus;
- être parrainé par une organisation, une institution ou une fédération internationale;
- démontrer un caractère international;
- démontrer un potentiel d'attraction pour les clientèles touristiques (prévisions d'achalandage vs achalandage de la dernière édition);
- impliquer techniquement ou financièrement d'autres ministères ou organismes gouvernementaux;
- s'engager à réaliser une étude de provenance et d'achalandage lors de l'événement;
- réaliser des activités de promotion hors Canada.
Niveau d'aide financière
Le montant de l'aide est déterminé en fonction de l'évaluation du potentiel touristique (voir Évaluation de la performance touristique), des coûts prévisionnels d'exploitation et des disponibilités financières du MTO.
Les demandes soumises feront l'objet de discussions avec les autres partenaires financiers gouvernementaux et autres intervenants concernés, dont ceux du tourisme.
Le
cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes des gouvernements provincial et fédéral
ne peut excéder 50 % du budget total de l'événement excluant : les coûts liés au service de la dette, à une perte en capital ou à un remplacement de capital.
MODALITÉS DE GESTION DU PROGRAMME
A. Dépôt des demandes
Les périodes pour le dépôt des demandes pour tous les volets (1, 2, 3 et 4) sont :
- du 14 novembre au 16 décembre 2011 inclusivement pour les événements du 1er mai au 31 octobre 2012;
- du 2 avril au 4 mai 2012 inclusivement pour les événements du 1er novembre 2012 au 30 avril 2013.
B. Dossier de candidature
Pour les volets 1, 2 et 4 :
Pour être considéré, le dossier de candidature du promoteur de chaque festival ou événement devra inclure TOUS les éléments suivants :
- le formulaire de demande d'aide financière spécifique aux volets 1, 2 et 4 dûment rempli et signé (seules les informations présentées dans le formulaire seront traitées aux fins d'analyse et permettront d'apprécier la performance touristique de l'événement);
- le dernier rapport financier de l'événement conforme aux exigences édictées à la section 9 du formulaire (excluant la valeur média et le temps bénévole);
- une copie des études réalisées en matière de provenance des clientèles et d'achalandage touristique réalisées par une firme indépendante selon une méthodologie reconnue par le MTO, produites entre 2009-2010 et 2011-2012;
- une copie de la programmation complète de la dernière édition de l'événement;
- pour les événements sportifs internationaux (volet 4), déposer une copie du cahier de mise en candidature;
- optionnel : carte ou plan de sites / installations où se déroulent les activités du festival, incluant une échelle de mesure et le détail des places disponibles.
Pour le volet 3 :
Pour être considéré, le dossier de candidature du promoteur devra inclure TOUS les éléments suivants :
- le formulaire de demande d'aide financière spécifique au volet 3 dûment rempli et signé;
- un budget détaillé du projet (revenus et dépenses anticipés) qui décrit la contribution de chacun des partenaires, s’il y a lieu et qui démontre que l'aide financière du MTO est nécessaire pour sa réalisation;
- un plan d'affaires présentant notamment les informations suivantes :
- l’objectif principal du projet et une présentation détaillée de celui-ci;
- la récurrence du projet et les cibles de développement à court, moyen et long terme qui auront pour effet d’augmenter l’achalandage touristique de l’événement (en matière d’investissement, d’achalandage, de promotion, de programmation et de développement touristique);
- le public cible que vous souhaitez attirer avec le projet et la stratégie de mise en marché qui sera utilisée pour l’atteindre;
- les options de visibilité additionnelles offertes au MTO dans le cadre du projet;
- la manière dont le succès du projet sera évalué et les indicateurs de performance ciblés par la réalisation du projet.
C. Visibilité du ministère du Tourisme
Les festivals et les événements constituent des occasions importantes de positionner la destination québécoise et de mettre en évidence certaines thématiques ou certains messages promotionnels du MTO.
Des obligations contractuelles lieront les promoteurs des événements soutenus afin qu'ils accordent au gouvernement du Québec une visibilité conforme à son Programme d'identification visuelle (PIV). La visibilité exigée par le MTO respectera le niveau de subvention versée. Par le dépôt d'une demande d'aide, le promoteur s'engage à respecter les exigences minimales du MTO en matière de visibilité ou à proposer des adaptations en cette matière (voir Annexe 1).
D. Durée de l'engagement financier
Pour les volets 1 et 2, le MTO pourrait convenir d'ententes triennales avec les promoteurs de festivals et d'événements qui auront réalisé, au cours des douze derniers mois, une étude conforme aux exigences du MTO et démontrant une performance touristique significative.
Les projets soumis au volet 3 pourraient bénéficier d’une entente pluriannuelle.
E. Convention d'aide financière
L'aide financière consentie fera obligatoirement l'objet d'une convention d'aide à intervenir entre le MTO et le promoteur du festival ou de l'événement.
COMMENT EFFECTUER UNE DEMANDE
Remplir et retourner le formulaire de demande d'aide financière (spécifique au volet pour lequel vous effectuez une demande) dûment signé et tous les documents exigés dans ce formulaire à l'adresse suivante :
Ministère du Tourisme
Direction des stratégies et du développement des entreprises touristiques
900, boulevard René-Lévesque Est, bureau 400
Québec (Québec) G1R 2B5
Pour toute autre demande d'information concernant l'aide financière aux festivals et aux événements touristiques :
Téléphone : 418 643-5959
Sans frais : 1 800 482-2433
Télécopieur : 418 643-0549
Courriel : Festivals et événements
Définitions
Achalandage : nombre total d'entrées ou de visites et, par le fait même, de spectateurs de tout âge. Il peut également inclure les participants et les concurrents, si ces derniers représentent l'essentiel de l'achalandage total.
Excursionniste : personne qui effectue un voyage aller-retour dans la même journée à l'extérieur de son lieu de résidence habituel, et dont le lieu de résidence se situe dans un rayon de plus de 40 kilomètres .
Touriste : Selon Statistique Canada, un touriste est une personne qui réalise un voyage d'une nuit ou plus en dehors de son lieu de résidence habituel dans un autre but que d'aller au travail ou à l'école, de déménager ou de faire un déplacement de routine (emplettes, consultation médicale, rite religieux, ramassage et livraison, appels de service et ventes ou autres déplacements professionnels) et qui a utilisé de l'hébergement commercial ou privé.
