Congrès
L'aide financière vise à accroître le nombre de participants aux congrès à caractère national ou international qui sont
confirmés et se tiendront au Québec.
Critères d'admissibilité
A. Clientèles admissibles
Les clientèles qui peuvent obtenir un soutien financier sont les comités organisateurs d'associations ou de corporations professionnelles reconnues et leurs mandataires.
B. Projets admissibles
- Le congrès doit :
- se tenir au Québec;
- être d'une durée minimale de trois jours;
- regrouper un minimum de 500 participants dont au moins 50 % viennent de l'extérieur du Québec;
- être appuyé par la Société du Palais des congrès de Montréal, la Société du Centre des congrès de Québec ou l'association touristique régionale du lieu où le congrès sera tenu.
Modalités de gestion
A. Nature de l'aide financière et des dépenses admissibles
L'aide financière consentie prend la forme d'une contribution non remboursable pouvant représenter jusqu'à 50 % des dépenses jugées admissibles par le ministère du Tourisme jusqu'à concurrence de 20 000 $ par congrès.
Cette aide financière peut être répartie sur plus d'une année et une seule demande peut être présentée par congrès.
Sont jugées admissibles les dépenses directement liées à l'accroissement du nombre de participants au congrès soit :
- la conception et la production du matériel promotionnel;
- les envois massifs auprès des membres de l'association et des autres participants potentiels;
- la conception d'un site Web;
- le e-marketing;
- le télémarketing;
- la publicité;
- les frais d'inscription et d'exposition pour la participation à un congrès précédent où sera faite la promotion de l'événement qui se tiendra au Québec.
Cependant, les autres frais reliés au déplacement (avion, hôtel, repas, etc.) ne sont pas admissibles.
Par ailleurs, le cumul de l'aide financière de l'ensemble des ministères et organismes du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral ne peut excéder 70 % de ces dépenses.
B. Critères d'analyse et autres modalités de gestion
Le dossier de demande d'aide financière est analysé selon les critères suivants :
- les ententes et les appuis des partenaires de l'industrie et de l'association internationale, le cas échéant;
- le potentiel de visibilité pour la promotion de la destination touristique québécoise ;
- le nombre de congressistes et leur provenance;
- la durée du congrès et le nombre de nuitées générées;
- les retombées prévues par le projet.
L'aide financière consentie fera l'objet d'une convention d'aide financière spécifiant notamment la description du projet, le montant de l'aide ministérielle consentie et les modalités de versement de cette aide soit :
- un premier versement équivalent à 70 % du montant total accordé suite à la signature de la convention et à l'approbation du plan de visibilité offert au Ministère du Tourisme;
- un deuxième versement équivalent à 30 % du montant total accord suite à la réception des pièces justificatives demandées.
Comment effectuer une demande
Vous devez compléter le formulaire Demande d'aide financière - Congrès et le retourner
accompagné des documents exigés à :
Ministère du Tourisme
Direction générale du marketing
A/S : Claudine Périard
1255 rue Peel, bureau 400
Montréal (Québec) H3B 4V4
Télécopieur : 514 873-4537
Pour toute autre demande d'information concernant l'aide financière aux congrès :
Caroline Kelly
Téléphone : 514 873-7977, poste 4310
Sans frais : 1 888 883-8801
Télécopieur : 514 864-3188
Courriel : aide au congrès
La période d'inscription, pour un congrès se déroulant à compter de 2012, sera du 1er avril au 31 juillet 2011. Pour toute demande d'information, vous pouvez communiquer avec la personne responsable du programme.
