Partenariats promotionnels sur les marchés hors Québec

Objectifs
Critères d'admissibilité
Modalités de gestion
Comment effectuer une demande

DESCRIPTION

Les partenariats promotionnels sur les marchés hors Québec ont pour but d'inciter les partenaires de l'industrie touristique à réaliser, en partenariat avec Tourisme Québec, des projets promotionnels sur des marchés hors Québec visant à promouvoir leurs produits et services dans le cadre de l'image de marque touristique du Québec.

Ces activités promotionnelles visent aussi à prolonger les efforts de marketing de l'organisation sur les marchés où il est présent de façon à accroître la force de frappe promotionnelle du Québec. Les campagnes promotionnelles peuvent prendre différentes formes :

  • Campagne Image de marque   (positionnement de la destination)

Une association pure, sans offre commerciale, dans le but de créer de la magie autour de la destination et renforcer la présence du Québec dans l'esprit des consommateurs.

  • Campagne tactique  (offres des partenaires)

Utilisation d'offres commerciales pour profiter d'occasions d'affaires afin de renforcer les ventes.

OBJECTIFS

  • L'objectif général est de permettre à l'industrie touristique du Québec de parler d'une voix plus forte, amplifiée par l'effet multiplicateur des partenariats, tout en s'assurant de la cohérence de l'image que le Québec veut projeter sur ces marchés.
  • Les objectifs de marketing sont les suivants :
  • Accroître les dépenses touristiques des touristes provenant des marchés prioritaires hors Québec;
  • Contribuer à l'étalement saisonnier des recettes touristiques;
  • Renforcer le positionnement du Québec et de son image de marque «  Québec, fournisseur d'émotions depuis 1534 » ;
  • Promouvoir l'offre touristique du Québec sous ses quatre regroupements d'expériences touristiques :
    • Le Québec des grandes villes,
    • Le Québec du Saint-Laurent,
    • Le Québec de villégiature,
    • Le Québec grande nature.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Chaque projet doit :

  • Faire la promotion d'un seul des quatre grands regroupements d'expériences touristiques;
  • Cibler les consommateurs des marchés prioritaires ou en émergence hors Québec selon l'expérience retenue;
  • Décrire l'approche marketing préconisée, en incluant une description du projet (objectifs à atteindre, clientèle visée, marchés ciblés, expérience promue) et en mentionnant les moyens d'actions envisagés;
  • Prévoir des dépenses minimales de cinquante mille dollars (50 000 $);
  • Inclure une lettre certifiant que les fonds minimums demandés sont disponibles pour réaliser le projet de partenariat promotionnel;
  • Inclure, dans le cas d'un regroupement d'organismes, une lettre mandatant un partenaire pour représenter le regroupement.

Organismes admissibles :

  • Associations touristiques régionales (ATR);
  • Associations touristiques sectorielles (ATS);
  • Entreprises privées, prestataires de services touristiques (attraction touristique, chaîne hôtelière, événement touristique, grossiste réceptif, transporteurs public - aérien, ferroviaire et routier);
  • Sociétés d'état prestataires de services touristiques (ex. : Sépaq, Société des casinos du Québec).

Activités admissibles :

Production de messages publicitaires (télévision, Internet, presse écrite);

  • Diffusion de messages publicitaires (télévision, Internet, presse écrite);
  • Marketing direct;
  • Adaptation à l'image de marque de Tourisme Québec et diffusion d'une nouvelle brochure promotionnelle;
  • Création d'une section consacrée à la campagne promotionnelle sur le site Bonjour Québec.com;
  • Achat de mots-clés.

Ces activités promotionnelles, et tout particulièrement les brochures et les sections dédiées sur l'Internet, doivent être limitées dans le temps et inviter à une action précise de la part des clientèles ciblées ( drive to Web , réservations.).

Activités non admissibles :

  • Production de vidéos, de CD-Roms, de sites Web, de brochures promotionnelles;
  • Indexation et référencement de site Web;
  • Visites de vente et toutes autres activités de commercialisation (frais de déplacement et de représentation, participation à des salons, bourses ou foires, visites de familiarisation);
  • Les relations de presse;
  • Les frais administratifs généraux et réguliers liés au fonctionnement d'une organisation.

Aucune dépense reliée au projet ne doit avoir été engagée au moment du dépôt du projet

MODALITÉS DE GESTION

Paramètres budgétaires :

  • Les activités admissibles du projet devront s'élever à au moins cinquante mille dollars (50 000 $).
  • Tourisme Québec (TQ) paiera un maximum de cinquante pour cent (50 %) du coût des activités admissibles du projet, jusqu'à un maximum de cinq cent mille dollars (500 000 $) par projet, selon les disponibilités financières de TQ.
  • Les partenaires paient la différence entre la contribution de TQ et le coût total du projet.
  • Le montant de la contribution du partenaire devra être garanti au moment du dépôt du projet par une lettre du président du conseil d'administration du partenaire, ou de l'organisme mandataire le cas échéant.
  • Les échanges de services ne figurent pas dans la contribution financière des partenaires.
  • Les projets sont valides pour une durée d'un an.

Évaluation et approbation des propositions :

  • Les propositions reçues par Tourisme Québec feront l'objet d'un premier examen pour s'assurer de leur conformité avec les conditions d'admissibilité.
  • Chaque proposition admissible est ensuite évaluée séparément par deux comités d'évaluation. Le premier évalue dans quelle mesure le projet atteint les objectifs de base du programme. Le second évalue la pertinence du projet avec l'expérience touristique dans laquelle il s'inscrit.
  • Les projets sont retenus en fonction des résultats de ces deux évaluations, de leur complémentarité avec les campagnes promotionnelles de TQ, de la volonté de retenir au moins un projet par expérience, et finalement en fonction des fonds disponibles.
  • Les critères d'évaluation des propositions (Pdf, 22 Ko) sont en conformité avec les objectifs énoncés.

Mise en œuvre des projets acceptés :

Signature d'une entente de partenariat entre Tourisme Québec et le partenaire décrivant les obligations et responsabilités de chacun; cette entente doit être signée par les deux parties avant le début des travaux des agences publicitaires.

Les conditions suivantes feront partie de ces ententes :

  • Toute campagne promotionnelle, quelle soit traditionnelle, interactive ou mixte, s'inscrira dans le cadre d'une stratégie «  drive to Web  » assurant la convergence de toutes les actions de communication (publicités imprimées, bannières Web, bulletins électroniques .) vers une page interstitielle ( landing page ) sur la version appropriée, par marché, du site bonjourquebec.com . Cette page interstitielle comportera une incitation à l'action ( call to action ) qui dirigera l'internaute vers le site du partenaire une fois qu'il aura consulté la promotion;
  • Toute campagne promotionnelle entièrement interactive devra comprendre une stratégie d'achats de mots-clés;
  • Un seul URL (adresse symbolique) sera diffusé dans toutes les publicités pour acheminer le consommateur à la page interstitielle. Cette adresse sera toujours www.bonjourquebec.com avec une extension relative au projet;
  • Lorsqu'un partenaire possède un numéro de téléphone sans frais, ce dernier pourra apparaître dans les versions imprimées des publicités. S'il ne possède pas de numéro de téléphone, le numéro sans frais de Tourisme Québec sera diffusé seulement s'il y a un code opérateur retenu pour la campagne.
  • Une rencontre de démarrage permettra de fixer tous les paramètres de l'activité promotionnelle (type de campagne, marchés visés, clientèles ciblées, dates de campagne, répartition du budget en imprimé, marketing électronique .).
  • Les paramètres de l'activité promotionnelle seront présentés comme propositions de création et de médias aux agences.
  • L'agence publicitaire de TQ propose le plan média et l'approche créative et fait les placements conjointement, le cas échéant, avec l'agence publicitaire du partenaire.
  • Tout au long du processus de réalisation du projet, TQ gère et coordonne le projet pour les partenaires et s'assure de les impliquer dans la validation des différentes étapes et des montants investis.
  • L'entente incluant une description détaillée du projet de campagne lie les parties et la contribution du partenaire ne peut pas être modifiée après sa signature.
  • Une modification substantielle du projet de campagne pourra annuler l'entente.

Coordination des projets acceptés :

  • Tourisme Québec assume la gestion et la coordination du projet.
  • L'agence publicitaire de TQ assume la réalisation des projets.
  • Les seuls frais d'agence liés à la réalisation des projets sont ceux de l'agence de TQ, le cas échéant.
  • Le partenaire ou son agence, le cas échéant, fournit à ses frais les éléments de production de la campagne. Dans le cas où le partenaire doit fournir du matériel visuel, il doit posséder ou développer à ses frais le matériel visuel de qualité professionnelle et libre de tous droits.
  • Le partenaire de Tourisme Québec, ou le mandataire d'un regroupement de partenaires, agit à titre de représentant décisionnel des partenaires auprès de TQ et de ses agences de publicité tout au long de la réalisation du projet.
  • Dans le cas où le partenaire est déjà lié à une agence publicitaire, les responsabilités respectives de chacune des agences et leur rémunération sont fixées préalablement à l'octroi des mandats aux agences.

Suivi de gestion financière du projet :

  • Le Fonds de partenariat touristique facture les partenaires pour leur contribution financière au projet selon les modalités inscrites dans l'entente.
  • L'ensemble des pièces justificatives transmises aux agences et à Tourisme Québec devra être conforme aux exigences du Vérificateur général.

COMMENT EFFECTUER UNE DEMANDE

Les partenaires ou les regroupements de partenaires désirant soumettre au ministère du Tourisme une proposition de partenariat promotionnel doivent remplir le formulaire «  Proposition de partenariat promotionnel sur les marchés hors Québec - Image de marque du Québec et les quatre expériences touristiques  »
Format PDF(Formulaire Pdf, 85 ko) ou Format Word(Formulaire Word, 151 ko)

Ils doivent joindre une lettre attestant les disponibilités de fonds du ou des partenaires et, le cas échéant, une lettre autorisant le mandataire à agir pour et au nom des autres partenaires.

Les propositions doivent être transmises avec la mention : Propositions de partenariat promotionnel sur les marchés hors Québec, à l'adresse suivante :

Tourisme Québec
Direction générale du marketing
A/S : Claudine Périard
1255 rue Peel, bureau 400
Montréal (Québec) H3B 4V4
Télécopieur : 514 873-4537

Le Guide de normes graphiques de l'image de marque touristique du Québec peut être fourni sur demande.

Pour toute information complémentaire concernant les partenariats promotionnels sur les marchés hors Québec :

Direction générale du marketing
Téléphone : 514 873-7977, poste 4309
Sans frais : 1 888 883-8801
Télécopieur : 514 864-3188