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Dossier de veille festivals et événements

Veille Festivals et événements

Gestion et stratégies

Les secrets du succès

Le succès des événements Bonnaroo et SXSW est basé sur la compréhension de ce qui motive et stimule les esprits créatifs d'aujourd'hui.

Leur succès gravite autour des principes suivants :

  • La création d'expériences interdisciplinaires et interactives qui rassemblent des personnes ambitieuses de milieux différents;
  • La fusion d'occasions de développement professionnel et personnel;
  • Le mariage entre les modes en ligne et hors-ligne, afin de construire un niveau accru de participation et d'engagement envers la marque.

Source : Skift

Élaborer un plan pour mieux gérer les intempéries

Lors de la planification d'un festival, il est important de prendre en considération les conditions météorologiques. En effet, en fonction des projections, des mesures peuvent être adoptées afin de garantir la sécurité des artistes, des personnes qui travaillent sur le site, de l'équipe organisatrice et bien sûr, de tous les festivaliers.

Comme la météo peut avoir un impact sur un événement de plusieurs façons, il est recommandé d'effectuer un plan de contingence qui inclut toutes les possibilités d'intempéries et la manière dont elles seront prises en charge. Pour s'assurer de ne rien oublier, il est essentiel d'impliquer les autorités locales, les responsables du site, les services d'urgence de la municipalité de même que les divers fournisseurs. Il est également important que tout le personnel soit mis au courant de ce plan de même que des marches à suivre en cas d'intempéries.

La mise en place d'une équipe formée pour étudier les tendances météorologiques avant le début des festivités permet, selon ces prévisions, d'effectuer des aménagements du site et des infrastructures de manière à éviter tout incident. Lors de la tenue du festival, l'équipe aura également la responsabilité de vérifier quotidiennement les prévisions et, le cas échéant, de prendre les mesures adéquates afin d'assurer la sécurité sur le site.

Source : Festival Insights

Les coûts cachés de festivals

L'organisation de festival demande un investissement financier important, pouvant parfois être préjudiciable pour les organisateurs.

L'entreprise ParcelHero propose une infographie qui permet de comprendre la répartition des coûts associés à la tenue d'un festival. Visitez la page pour la visionner en entier.

Source : Festival Insights

Améliorer son rendement grâce à la messagerie instantanée

La plupart des festivals investissent massivement dans leurs sites Web et mobiles pour fournir du contenu aux festivaliers, y vendre des billets et offrir du support. Or, l'utilisation d'application de messageries instantanées, telles que Messenger de Facebook, est gratuite et offre des avantages aux organisateurs de festivals :

  • De nouvelles occasions : elles permettent aux entreprises d'interagir avec leurs clients, voire de développer une relation avec ceux-ci et de leur proposer des services à la demande;
  • Une source de revenus additionnels : le commerce conversationnel se fait par le biais de ces applications et est par exemple utilisé pour faciliter la vente de billets;
  • Impose peu de contraintes : la création d'une application mobile propre au festival est généralement coûteuse et peut s'avérer difficile à faire adopter par les festivaliers. Ce n'est pas le cas avec les applications de messagerie instantanée, qui n'interrompent pas l'expérience usager;
  • Un service à la clientèle personnalisé : elles offrent une expérience contextuelle et personnelle aux festivaliers. Il est possible de combiner entre autres la FAQ automatisée et la gestion des réservations, tout en gardant un certain contact humain.

Par ailleurs, selon ComScore, les messageries instantanées représentent 91 % du temps passé sur les téléphones mobiles et les ordinateurs par les utilisateurs américains.

Source : Festival Insights

La gestion des déchets sur les sites de festivals

Il y a quelques années, les entreprises de gestion des déchets organiques devaient convaincre les festivals de l'utilité de leurs services. Actuellement, ce sont les festivals qui cherchent à prendre part à ces programmes. Plus que jamais, les organisateurs d'événement font place au recyclage, ils tentent de diminuer la quantité de restes alimentaires, ils sélectionnent des accessoires compostables et sont fiers de communiquer leurs démarches durables.

La mise en place de stratégies de gestion des déchets provient principalement d'une demande du public. Les festivaliers, particulièrement les milléniaux, veulent participer à des événements qui respectent leurs valeurs.

Les responsables des services alimentaires doivent continuellement tenter de prévoir le nombre de personnes qui se présenteront à leur enseigne, un défi avec lequel il est difficile de jongler. En l'absence de certitude, plusieurs produisent davantage pour répondre à la demande, mais se tournent ensuite vers des actions qui amoindrissent leurs impacts : dons de nourriture non vendue, compostage ou même production de bioénergie à partir de déchets.

Source : Huffington post

À noter que dans le cadre de cette veille, les plus récentes informations datent d’octobre 2016.